Datenschutz und IT-Sicherheit in der Pfennigparade
Wirklich wichtig und bitte unbedingt lesen!
Wenn du als neue Mitarbeiterin oder neuer Mitarbeiter in eines der Unternehmen der Pfennigparade kommst, wirst du höchstwahrscheinlich schnell zwei Gruppen von Menschen kennenlernen: unsere Reha-Kund*innen und deine Kolleg*innen, mit denen du zukünftig zusammenarbeiten wirst. Schon beim ersten Kontakt erfährst du vermutlich mehr zu diesen Personen als nur den Namen. Gegebenenfalls erfährst du das Alter, Hinweise auf Ausbildung sowie bei Reha-Kund*innen zusätzlich die Art und Schwere der Behinderung. Vielleicht hast du aber auch mit unseren Firmenkund*innen Kontakt, die du über persönliche Kontaktdaten erreichen.
Vom ersten Tag an hast du also mit personenbezogenen Daten von Menschen in deiner neuen, beruflichen Umgebung zu tun und damit auch mit dem Schutz dieser Daten. Was bedeutet das konkret für dich?
- Zum einen darfst du persönliche Daten nur so weit selbst verwenden, wie es für deine Arbeit erforderlich ist.
- Darüber hinaus darfst du anderen Menschen innerhalb und außerhalb der Pfennigparade nur dann diese Daten weitergeben, wenn diese ebenfalls damit arbeiten müssen.
Beides fällt unter die sogenannte Zweckbindung und das Need-to-Know-Prinzip.
Solltest du durch Zufall oder eine Unachtsamkeit anderer von Daten erfahren oder Daten z.B. an einem Stockwerksdrucker finden, die du selbst für deine Tätigkeit nicht benötigst, dann bist du zur Verschwiegenheit verpflichtet und sollst dafür sorgen, dass diese Daten bzw. Unterlagen wieder den*die Absender*in oder den*die korrekten Empfänger*innen erreichen.
Weitaus kritischer ist allerdings, dass wir alle – und möglicherweise auch du – trotz größter IT-Sicherheitsvorkehrungen gezielt von kriminellen Hackern von außen angegriffen werden, die unsere gespeicherten Daten entwenden oder gegen Lösegeldforderung unbrauchbar machen wollen. Dabei nutzen Kriminelle alle möglichen Wege, um Zugang zu unseren IT-Systemen zu erlangen. Insbesondere ist jedes E-Mail-Postfach als Einfallstor bedroht und das verlangt von uns allen erhöhte Vorsicht und Achtsamkeit, wer, in welcher Art und zu welchem Zweck mit uns Kontakt aufnimmt. Sei besonders wachsam bei externen E-Mail-Absender*innen, die du an einem gelben Warnhinweis unterhalb der Absenderadresse sofort erkennen kannst. Hier sind Links und Anhänge erst nach sorgfältiger Prüfung bzw. Vergewisserung beim vermeintlichen Absender*in anzuklicken bzw. zu öffnen.
AUF KEINEN FALL darfst du Zugangsdaten (Passwort) zu deinem dienstlichen Computer bzw. deinem Pfennigparade-Nutzer*innenkonto auf einer Webseite, in einem mitgeschickten Formular, einer E-Mail oder am Telefon nennen, auch nicht, wenn sich der*die Absender*in als deine vorgesetzte Person, als Vorstand oder Systemadministrator*in ausgeben sollte.
Wenn du diese wenigen Punkte beachtest, ist alles gut. Auf mehr möchten wir dich an dieser Stelle gar nicht hinweisen. Vielmehr bitten wir dich, unsere Pflicht-Schulungen zu Datenschutz und Informationssicherheit online selbstständig durchzuführen, sich bei passender Gelegenheit weitergehend zu informieren sowie im Zweifelsfall auf uns zuzugehen. Wir werden dein Anliegen vertraulich behandeln. Die Pflicht-Schulung findest du hier.
Herzlichen Dank für deine Aufmerksamkeit und viele Grüße!
Thomas Wythe (Informationssicherheitsbeauftragter): Extern.Wythe@pfennigparade.de
Tim Schabert (Datenschutzbeauftragter): tim.schabert@pfennigparade.de